Waarom kost één offerte je nog een hele avond?
Het eeuwige rekenwerk na sluitingstijd
Overdag doe je het werk waar je goed in bent. ’s Avonds zit je achter de laptop met een aanvraag, een rekenmachine en een oude offerte als voorbeeld. Je zoekt de prijs van een materiaal op, telt de uren bij elkaar en twijfelt of je de voorrijkosten niet vergeten bent.
Ondertussen wacht de klant. En hoe langer die wacht, hoe groter de kans dat iemand anders eerder was. Een goede offerte tool haalt dat rekenwerk bij je weg, zonder dat je de controle over je prijzen kwijtraakt.
Hoe een offerte tool met jouw prijzen rekent
We beginnen met jouw manier van rekenen. Welke posten komen steeds terug? Reken je per vierkante meter, per uur of per stuk? Wanneer komt er een toeslag bij? Die regels zetten we in de tool, samen met je eigen prijslijst.
Komt er een aanvraag binnen, dan vult de tool de bekende posten zelf in op basis van de maten en wensen van de klant. Wat de tool niet zeker weet, laat hij open voor jou. Jij past aan wat nodig is en verstuurt. Het voelt dus als je eigen offerte, alleen sneller op papier.
De offerte zelf ziet eruit als jouw bedrijf, met je logo, je kleuren en je eigen voorwaarden eronder. De klant opent hem online en kan opties aan- of uitvinken als jij dat toestaat. Zo ziet hij zelf wat een extra post doet met de prijs, zonder dat jij een nieuwe versie hoeft te maken.
Wat er gebeurt nadat de klant akkoord geeft
Een offerte is pas waardevol als er iets mee gebeurt. Daarom stopt de tool niet bij het versturen. Je ziet welke offertes nog openstaan, en als je wilt krijgt een klant na een paar dagen een vriendelijk seintje.
Geeft de klant akkoord, dan gaan de gegevens door naar de volgende stap. De klus kan in je agenda komen, de aanbetaling kan via Mollie lopen en de factuur kan klaarstaan in Moneybird. Je hoeft niets opnieuw in te typen.
Voor wie een eigen offerte tool loont
Het werkt het best als je offertes op elkaar lijken maar toch net verschillen. Denk aan een schilder, vloerenlegger, hovenier, installateur of cateraar. De posten zijn bekend, alleen de hoeveelheden en de opties wisselen.
Maak je maar een paar offertes per maand, of is elk project een uniek ontwerp, dan is een vast sjabloon in je boekhouding misschien genoeg. Dat zoeken we samen uit voordat er iets gebouwd wordt.
Waarom niet gewoon een standaardpakket?
Standaardpakketten voor offertes zijn er genoeg. Ze werken prima zolang jouw manier van rekenen in hun vakjes past. Vaak moet je dan je posten ombouwen, of reken je toch weer met de hand en typ je het resultaat over.
Een offerte tool op maat volgt jouw werkwijze in plaats van andersom. En hij praat met de programma’s die je al gebruikt. Dat is het verschil tussen nog een los systeem erbij en een stap die gewoon doorloopt.
Er is ook een nadeel, en dat noemen we liever vooraf. Maatwerk vraagt aan het begin meer uitzoekwerk dan een abonnement afsluiten. Daarom zie je eerst een demo met je eigen gegevens en beslis je pas daarna.
Wat je aanlevert en hoe we starten
Neem een paar recente offertes mee naar de kennismaking, en je prijslijst als je die hebt. Ook een rommelig Excel-bestand is een prima begin. Daaruit halen we je posten en je rekenregels.
Daarna zie je in een demo je eigen offerte verschijnen uit een echte aanvraag. Klopt het, dan zetten we de tool aan. Veranderen je prijzen of wil je een nieuwe dienst toevoegen, dan pas je dat aan of schaven we samen bij. Je houdt één vast aanspreekpunt dat je rekenregels kent.