Waar lekt de tijd weg tussen je programma’s?
Het werk zit niet in de taken, maar ertussen
Elk programma dat je gebruikt doet zijn eigen werk prima. Je agenda plant, je boekhouding factureert en je mail verstuurt. Het probleem zit in de overdracht. Daar ben jij de lijm die alles bij elkaar houdt.
Je kopieert een adres van de mail naar de offerte, zet een datum over in de agenda en maakt na afloop met de hand een factuur. Dat gaat meestal goed. Maar op een drukke dag vergeet je één stap, en dan merk je dat pas als een klant belt.
Eerst tekenen we je proces uit
Bedrijfsprocessen automatiseren begint niet met software. Het begint met een gesprek over wat er gebeurt vanaf het moment dat een klant zich meldt tot het moment dat het geld binnen is. Welke stappen zijn er? Wie doet wat? Waar wacht iets op iemand?
Vaak blijkt dan dat een paar stappen elke keer precies hetzelfde gaan. Die zijn geschikt om te automatiseren. Stappen waar jouw oordeel nodig is, laten we bij jou. Zo weet je vooraf welk deel vanzelf gaat en welk deel niet.
Zo werkt het koppelen van je systemen
De meeste pakketten hebben een manier om gegevens uit te wisselen. Wij gebruiken die om ze aan elkaar te verbinden. Een akkoord in je offerteprogramma wordt dan een afspraak in Google Agenda. Een afgeronde klus wordt een conceptfactuur in Moneybird. Een betaling via Mollie wordt afgestreept zonder dat jij iets hoeft te doen.
Elke stap laat een spoor achter. Gaat er iets mis, bijvoorbeeld omdat een pakket even niet bereikbaar is, dan krijg je een melding in plaats van dat het stil blijft. Je hoeft dus niet blind te vertrouwen op iets wat je niet ziet.
Niet alles hoeft volledig vanzelf. Je kunt ook kiezen voor een tussenvorm, waarbij het systeem alles klaarzet en jij met één klik bevestigt. Dat is vaak een goede eerste stap. Je went aan de nieuwe route en houdt toch het laatste woord.
Wat het jou oplevert
Als je bedrijfsprocessen automatiseert, krijg je vooral rust terug. Je hoeft niet meer te onthouden welke klant nog een factuur moet krijgen of welke offerte nog in de planning moet. Het systeem houdt dat bij.
Het helpt ook als je groeit. Een nieuwe collega hoeft niet al jouw trucjes te leren, want de stappen liggen vast. En als je een week weg bent, loopt het gewone werk door zonder dat iemand jouw hoofd nodig heeft.
Voor welke bedrijven het werkt
Het past bij bedrijven waar dezelfde soort klus vaak terugkomt. Een vakbedrijf met een vaste route van aanvraag naar factuur, een praktijk met afspraken en nota’s, of een webshop waar bestellingen door meerdere systemen gaan.
Is elke klus bij jou totaal anders, dan valt er minder te winnen. Ook dat bespreken we eerlijk. Soms is één kleine koppeling al genoeg en hoef je niet je hele bedrijf om te gooien.
Een goede vuistregel is deze. Als je een stap aan een nieuwe collega in twee zinnen kunt uitleggen, kan software hem waarschijnlijk ook doen. Als je zelf steeds moet nadenken of overleggen, hoort die stap bij jou.
Wat we van je nodig hebben
We hebben toegang nodig tot de programma’s die je wilt koppelen, en een uur van je tijd om je werkwijze door te nemen. Je hoeft niets nieuws aan te schaffen als wat je hebt goed werkt.
Daarna bouwen we een demo met je eigen gegevens. Je ziet een echte klantorder van begin tot eind door je systemen gaan voordat er iets live staat. Pas als jij zegt dat het klopt, zetten we het aan. Daarna schaven we bij, met hetzelfde vaste aanspreekpunt dat je proces al kent.