Hoeveel tijd gaat er op aan afspraken maken?
Plannen kost meer dan het lijkt
Eén afspraak lijkt weinig werk. Maar tel je het heen-en-weer mee, dan zie je iets anders. Een klant vraagt of donderdag kan, jij kijkt in je agenda, stelt twee tijden voor en wacht. Intussen is een van die tijden al door iemand anders gevraagd.
Komt een klant dan toch niet opdagen, dan staat er een gat in je dag dat je niet meer kunt vullen. Een afsprakensysteem neemt dat geregel over, zodat jij je tijd besteedt aan de afspraak zelf. Ook als je met je handen vol zit, kan een klant gewoon boeken.
Hoe een afsprakensysteem met je agenda samenwerkt
Het systeem kijkt live in je eigen agenda, bijvoorbeeld Google Agenda. Alleen de momenten die echt vrij zijn, kan een klant kiezen. Zet jij er zelf iets in, dan verdwijnt dat moment vanzelf uit de keuze.
Je bepaalt de regels. Hoe lang duurt elke dienst? Hoeveel ruimte wil je tussen twee afspraken? Tot wanneer mag iemand boeken of verzetten? Die keuzes leggen we samen vast, zodat het systeem plant zoals jij zelf zou plannen.
Werk je met meer mensen, dan kan elke medewerker een eigen agenda hebben. De klant kiest dan een behandeling en ziet alleen de tijden van wie die behandeling doet. Ga je op pad naar klanten, dan kan het systeem rekening houden met reistijd tussen twee adressen.
Aanbetalen en herinneren, zo minder lege plekken
Een aanbetaling bij het boeken maakt een afspraak serieuzer. De klant betaalt bijvoorbeeld via Mollie met iDEAL, en het bedrag staat meteen bij de afspraak. Hoeveel je vraagt en wanneer je het teruggeeft, bepaal jij.
Daarnaast krijgt de klant vooraf een herinnering, met een link om te verzetten als het niet uitkomt. Wie op tijd verzet, laat een plek vrij die iemand anders weer kan boeken. Hoeveel no-shows dat bij jou scheelt, hangt af van je klanten. Dat kunnen we vooraf niet beloven, wel samen bijhouden.
Voor wie een eigen afsprakensysteem past
Het past bij iedereen die zijn dag in afspraken verdeelt. Een fysiotherapeut, kapper, fotograaf, coach of monteur die bij mensen thuis komt. Ook bedrijven met meerdere medewerkers of ruimtes, waar je wilt dat klanten bij de juiste persoon terechtkomen.
Heb je één dienst, één agenda en weinig afspraken, dan is een kant-en-klaar pakket vaak genoeg. Een afsprakensysteem op maat loont pas als je eigen regels hebt die een standaardpakket niet aankan, of als je het wilt koppelen aan je boekhouding of WhatsApp.
Wat je nodig hebt en welke voorwaarden er gelden
Je hebt een digitale agenda nodig waar het systeem in mag kijken, en een overzicht van je diensten met hun duur. Wil je online laten betalen, dan is een account bij een betaaldienst nodig. Die zetten we samen op als je er nog geen hebt.
Klanten laten bij het boeken hun naam en contactgegevens achter. We vragen alleen wat je echt nodig hebt voor de afspraak, en die gegevens blijven bij jou. In je algemene voorwaarden zet je hoe je met annuleren en de aanbetaling omgaat. Daar denken we graag in mee, al is het juridische advies aan jou.
Van eerste gesprek tot je eerste online boeking
In de kennismaking vertel je hoe je nu plant en waar het knelt. Daarna bouwen we een demo met je eigen diensten en tijden, zodat je zelf een afspraak kunt maken zoals je klant dat straks doet.
Klopt alles, dan zetten we het afsprakensysteem op je website, als knop of als blok in je huisstijl. In de eerste weken kijken we samen naar wat klanten doen en schaven we bij waar het nog beter kan. Je hebt daarbij steeds hetzelfde aanspreekpunt.