Waarom blijft de administratie altijd tot het laatst liggen?
Administratie stapelt zich op als niemand kijkt
Je bent ondernemer geworden om je vak uit te oefenen, niet om bonnetjes te sorteren. Toch komt elke klus met papierwerk. Een factuur die gemaakt moet worden, een bon van de groothandel, een betaling die je nog moet controleren. Los zijn het kleine klusjes, maar samen worden ze een stapel.
Die stapel kost meer dan tijd. Een factuur die te laat de deur uit gaat, wordt ook later betaald. Een bonnetje dat kwijtraakt, kun je niet meer aftrekken. En aan het eind van het kwartaal zit je op zondagavond te zoeken terwijl je liever iets anders deed.
Wat administratie automatiseren voor je doet
Bij administratie automatiseren koppelen we de momenten in je werk aan de stappen in je boekhouding. Is een klus klaar of zegt een klant akkoord, dan staat de factuur klaar met de juiste regels en bedragen. Jij kijkt er nog even naar en verstuurt hem, of laat dat vanzelf gebeuren als je dat prettig vindt.
Bonnetjes stuur je door met een foto of een mail, en ze komen op de goede plek in je boekhouding terecht, bijvoorbeeld in Moneybird. Komt er geld binnen, dan wordt de bijbehorende factuur afgestreept. Wie te laat is, krijgt een vriendelijke herinnering in jouw woorden.
Hoe het aansluit op Moneybird en je bank
We bouwen op wat je al hebt. Moneybird is ons uitgangspunt, omdat veel ondernemers daar al hun facturen en bonnen in bijhouden. Gebruik je Mollie voor betalingen, of komen orders binnen via WooCommerce of Shopify, dan kunnen die ook netjes doorlopen naar je boekhouding.
Je hoeft dus niet over te stappen. De koppelingen zorgen dat gegevens niet meer met de hand van het ene naar het andere scherm hoeven. Daardoor verdwijnen ook de kleine typfouten die anders pas bij je boekhouder boven water komen.
Werk je met een agenda of een offertetool, dan kan ook die aansluiten. Een afgeronde afspraak of een getekende offerte wordt dan het startsein voor de factuur. Zo hoeft niemand na afloop nog te bedenken wat er gefactureerd moet worden.
Wat het oplevert naast tijd
Het eerste wat je merkt is overzicht. Je ziet op elk moment welke facturen nog open staan en welke klanten al betaald hebben. Je hoeft niet meer te graven in je mailbox om te weten waar je staat.
Daarnaast wordt je administratie gelijkmatiger. Bonnen worden verwerkt als ze binnenkomen in plaats van in één keer aan het eind. Je boekhouder krijgt gegevens die al op orde zijn en hoeft minder na te vragen. En omdat facturen sneller verstuurd worden, kan je geld ook eerder binnenkomen.
Voor wie administratie automatiseren past
Het werkt goed voor zzp’ers en kleine bedrijven met veel losse klussen of orders. Denk aan vakmensen, coaches, salons en webshops. Bij hen zit de administratie vaak niet in één groot proces, maar in tientallen kleine handelingen per week.
Heb je al een boekhouder, dan blijft die gewoon betrokken. Wij nemen het handwerk aan de voorkant weg, de controle en de aangifte blijven bij jou of je boekhouder. Zo houd je de zekerheid van een vakman en verlies je geen tijd aan overtypen.
Wat je nodig hebt en de eerste stap
Je hebt een boekhoudpakket nodig met een officiële koppeling, zoals Moneybird. We vragen alleen de rechten die nodig zijn voor de taken die je wilt automatiseren. Verder hoeven we te weten hoe jouw facturen eruitzien en wanneer een klus voor jou echt af is.
De kennismaking is gratis en zonder verplichtingen. We kiezen samen het stuk administratie dat je nu het meest tegenstaat. Daarna zie je het eerst werken in een demo met je eigen gegevens, voordat we het aanzetten. Je hebt één vast aanspreekpunt en we schaven bij zodra je merkt wat er nog beter kan.